PAZARYERİ  BELEDİYESİ

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

                           GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE

                                     ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA

DAİR YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerinin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu yönetmelik Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

 

MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bağlayıcılık

 

MADDE 4 - (1) Pazaryeri Belediye Başkanlığı bünyesindeki ilgili müdürlükler görev alanına giren iş ve işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerini yerine getirmek hususunda yetkili ve sorumlu olup, bu yönetmelik hükümleri ile bağlıdırlar.

 

Tanımlar

 

MADDE 5 - (1) Bu yönetmelikte geçen

 

1. Başkan: Pazaryeri Belediye Başkanı’nı,

 

1. Başkan Yardımcısı: Pazaryeri Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,

 

1. Başkanlık Makamı: Pazaryeri Belediyesi Başkanlık Makamı’nı,

 

ç) Belediye: Pazaryeri Belediyesi’ni,

 

1. Encümen: Pazaryeri Belediye Başkanlığı Encümeni’ni,

 

1. Meclis: Pazaryeri Belediye Başkanlığı Meclisi’ni,

 

1. Müdür: Pazaryeri Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürü’nü,

 

1. Müdürlük:Pazaryeri Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü ifade eder.

 

 Temel İlkeler

 

MADDE 6 - (1) Pazaryeri Belediye Başkanlığı, “Sağlıklı, planlı ve sürekli gelişimiyle bugününe ve yarınına yön veren bir Kent ile Kentine aidiyet duyan, hoşgörü iklimini ve birlikte yaşama kültürünü özümsemiş, huzur ve refah içerisinde yaşayan Kentliler için etkin, verimli ve sürdürülebilir hizmetler ve çözümler sunmak.” misyonu; “Pazaryeri"ni yerelden evrensele marka bir kent olarak taşıyan, güçlendiren, huzurlu ve mutlu bir şehir haline getiren, geleceğin nesillerine yenilikçi hizmetler üreten ve koruduğu değerleriyle “Arzu Edilen Pazaryeri” için model bir belediye olmak.” vizyonu ve aşağıda belirtilen temel ilkelere göre çalışmalarını yürütür.

 

1. Kentlilik bilinci ve aidiyet duygusunu güçlendirmek.

 

1. Farklı dokulara saygı duyan ve birlikte yaşama kültürünü sahiplenen bir hizmet sunmak.

 

1. Dayanışma ve yardımlaşma kültürüne sahip olmak.

 

ç) Birlik ve beraberlik ruhu güçlü olan bir topluma önem veren hizmet sunmak.

 

1. Kültür, sanat ve sporu yaşamın vazgeçilmezi haline getirmek.

 

1. Her yaşta eğitimi desteklemek.

 

1. Her yaştaki bireyin sağlık hizmetlerinden faydalanmasına katkı sağlayan yönetim anlayışı sağlamak.

 

1. Çevreye duyarlı ve çevre bilinci yüksek bir hizmet sunmak.

 

h) Koruyucu ve önleyici sağlık hizmetleri ile sağlıklı bir kentin devamlılığını esas almak.

 

 

ı)  Herkes için ulaşılabilir ve erişilebilir hizmet üretmek.

 

 

1. Kent güvenliğini ön plana çıkarmak.

 

 

1. Hizmetlerin yürütülmesinde hakkaniyeti benimseyen yönetim anlayışı sunmak.

 

k) Gelenek, inanç, tercih ve yaşam biçimlerine saygılı olmak.

 

l) Sosyal dayanışma ve yardımlaşmayı gözeten bir hizmet sunmak.

 

      m)Belediye hizmetlerinin planlanmasında ve sunulmasında katılımcı ve tarafsız bir yönetim anlayışına sahip olmak.

 

 

n) Sürdürülebilir, verimli ve etkin hizmet anlayışına sahip olmak.

                                               İKİNCİ BÖLÜM

 

Kuruluş, Organizasyon ve Personel Yapısı

 

Kuruluş

 

MADDE 7 - (1) Pazaryeri Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 22/02/2007 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve  İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün Muhtarlık talepleri ile ilgili 20.02.2015 tarih ve 13316537-349-4467 sayılı 2015/8 sayılı genelgeleri gereğince  Pazaryeri Belediye Meclisi’nin 02/03/2016 tarih ve 19 sayılı kararı ile kurulmuştur.

          Organizasyon Yapısı

 

MADDE 8 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.

 

1. Müdürlüğün organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili başkan yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer.

 

1. Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir.

 

1. Muhtarlık İşleri Müdürü hizmet gereklerine uygun olarak birimlerin yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yapar.

 

Personel Yapısı

 

MADDE 9 - (1) Müdürlükte Pazaryeri Belediyesi norm kadro standartlarına uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi, sözleşmeli personel ve hizmet satın alma yoluyla çalıştırılan personel görev yapar.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

Müdürlüğün Görevleri

 

MADDE 10 – (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

 

1. Başkanlık Makamı ile Muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

 

1. Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

 

1. Stratejik  plana,  yıllık  performans  programına,  yatırım  programına  ve  müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.

1. Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak. 3071 sayılı kanun gereği; dilekçe yoluyla yapılan başvurulara 30 gün içinde yazılı bilgi vermek, işlem safahatının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek.

 

1. Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.

 

1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerini ihale yolu ile gerçekleştirmek, hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak.

 

ğ)   Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.

 

h)   Gerektiğinde Belediyenin diğer birimleriyle, resmi kurum ve kuruluşlarla, ilgili meslek odalarıyla, ihale sürecindeki ilgililerle yazışmalar yapmak.

 

ı)     Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak; Pazaryeri Belediyesi resmi web sitesinde  yayınlanmak üzere Bilgi İşlem Müdürlüğüne fotoğraf, video ve yazılı olarak veri akışı sağlamak.

 

1. Kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde sunulması, sorunların en kısa sürede yetkili makamlara iletilmesi, muhtarların etkinlik ve işlevlerinin artırılarak taleplerinin sonuçlandırılması amacıyla muhtar taleplerini takip etmek ve sonuçlandırmak.

 

 

1. Elektronik ortamdan ve diğer yollardan gelen talepleri oluşturulan sisteme kaydetmek ve ilgili birime yönlendirmek.

 

 

1. İletilen taleplerin sonucunu sistem üzerinden takip edilebilmesini sağlamak ve muhtarların mail adreslerine elektronik posta ile de bildirmek.

 

Müdürün Görevleri

 

MADDE 11 – (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

 

1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek.

 

1. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.

 

1. Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek.

 

ç)    Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak.Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak.

 

      d)  Müdürlük arşivinin oluşturulması ve muhafazasını temin etmek.

 

      e) Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.

 

       f) Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.

 

          g)  Müdürlüğün çalışmalarının stratejik plan ve performans programındaki hedeflerine    

 

       h)  Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.

 

       ı)  Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini hazırlamak.

 

       i) Müdürlüğün varsa yıllık yatırım programını hazırlamak.

 

       j) Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.

 

      k) Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek ile teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.

 

      l) Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.

 

   m) Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek.

 

   n) Başkanlık Makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.

 

  o) Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.

 

 ö) Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek..

 

 p)  Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

 

 r) Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.

 

 s) Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.

 

 ş) Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek.

 

 

t) Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.

 

Müdürün Yetkileri

 

MADDE 12 – (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir.

 

a)   Müdürlüğü;

 

1. Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;

 

1. Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,

 

1. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,

 

1. Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve Harcama Talimatı vermeye,

 

ç)   Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

 

1. İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,

 

1. Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

 

1. Başkanlık makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme, alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,

 

1. İdari  ve  teknik  konularda  talimatlar  vermeye,  araştırma  ve  inceleme  yapmaya  ve  yaptırmaya,

 

ğ)   Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,

 

1. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,

 

ı)    Çalışma grupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,

 

1. Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

 

1. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

 

1. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,

 

 

• Gerekli gördüğü konularda Hukuk Bürosundan başkan yardımcısı ve başkan onayıyla görüş sormaya,

 

1. İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya yetkilidir.

 

Müdürün Sorumlulukları

 

MADDE 13 – (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.

 

       a) Müdürlüğün ve müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde; Belediye Başkanına ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına,

 

      b) Başkanın bilgisi dahilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,

 

      c) Gerektiğinde Belediye Encümenine,

 

      ç) Sayıştay’a,

 

      d) İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,

 

      e) Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,

 

           f) İç Denetim organlarına,

 

gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

 

      g) Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları

 

İşbirliği ve Koordinasyon

 

MADDE 14 – (1) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.

 

1. Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

 

1. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

 

1. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

 

ç)    Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

 

1. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

e) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.

 

f) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

g) Müdürlüğe havale edilen her türlü evrak ve dilekçe kayda geçirilip, müdür tarafından ilgili birime havale edilir.

 

h) İmza karşılığı alınan veya elektronik ortamda evrak kayıt sistemi üzerinden müdürlüğe aktarılan evrak veya dilekçe, evrak kayıt sistemine kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için müdüre sunulur. Müdür tarafından ilgilisine havalesi yapılır. İlgilisi tarafından, teslim alınan evraka yasal süresi içinde gereği yapılır.

 

 

ı) Yazışmalarda, Belediye Başkanı veya müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının denetim ve gözetiminde, Pazaryeri Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve Yazışma Kuralları ile ilgili yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.

 

 

Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

 

MADDE 15 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

 

1. 5393 sayılı Belediye Kanunu,

 

1. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,

 

1. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, ç) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

 

1. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

 

1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

 

1. 4857 sayılı İş Kanunu,

 

1. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

 

ğ)   5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

 

h)   6245 sayılı Harcırah Kanunu,

 

ı)     3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,  

 

1. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,

 

1. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,

 

1. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

 

• Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,

 

1. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

 

Son Hükümler

 

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

 

MADDE 16 – (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

 

MADDE 17 – (1) Bu yönetmelik, Pazaryeri Belediye Meclisi tarafından kabulü ve  Pazaryeri  Belediyesi’nin internet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer.

 

Yürütme

 

MADDE 18 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Pazaryeri Belediye Başkanı yürütür.

 

 05.01.2018 Tarih ve 8 Sayılı Meclis Kararının Ekidir.

 

 

 

Muzaffer YALÇIN           Halil İbrahim YANİÇ                   Recep AKTAŞ

 Meclis Başkanı                      Meclis Katibi                            Meclis Katibi